Het informatiepunt digitale overheid

 

In de afgelopen weken heb ik een paar keer meegekeken met een medewerker van het IDO, het informatiepunt digitale overheid. Hoewel ik in theorie ongeveer weet wat het IDO is en wat hun medewerkers doen was ik nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uit ziet.

Ik ging met Alietje in gesprek over haar werkzaamheden en keek mee hoe zulke hulpvragen worden aangepakt.

 

Het informatiepunt bestaat al langer maar is in opdracht van de overheid sinds januari enorm uitgebreid. Bibliotheken zijn nu verantwoordelijk voor het uitrollen van goed bereikbare, regelmatig bezette ontmoetingsplekken van het informatiepunt. Zo werd er aan gestuurd op samenwerking tussen bibliotheken en wijkcentra om het IDO voor zoveel mogelijk mensen laagdrempelig toegankelijk te krijgen.

 

Het succes van de nieuwe uitrol is wisselend. Op sommige plekken komen geregeld mensen om advies vragen. Op andere plekken lijkt de hulpvraag minder aanwezig, of weten mensen de weg naar het IDO nog niet te vinden.

 

De onbekendheid van het IDO speelt de medewerkers nog wel eens parten. Veel mensen hebben geen flauw idee waar IDO voor staat of wat ze kunnen verwachten. De werkzaamheden zijn misschien heel makkelijk te verwoorden. De betekenis achter die woorden is vele malen groter dan men op het eerste gezicht vermoeden zal.

In een zin is het IDO een laagdrempelige punt waar men terecht kan voor allerhande hulp en ondersteuning met alles wat met de digitale overheid te maken heeft.

Bij digitale overheid dacht ik in eerste instantie aan hulp bij DIGID en de mijn overheid berichtenbox. Dat klopt maar het gaat heel veel verder.

Vragen en adviezen gaan alle kanten op. Zo is er hulp bij DUO, kan men er terecht met vragen over Thuiskompas, de site voor sociale huurwoningen en ook over het cjib, de instantie van de verkeesboetes. Ook wordt er geholpen met de weg vinden naar het donorregister, het wegwijs worden met computers of aanvragen van huishoudelijke hulp.

 

Het Ido lost geen dingen op. Het helpt zoeken naar de plek waar een oplossing kan worden gevonden. Dit aan de ene kant omdat veel dingen onder privacygevoelig kan zijn (avg) en aan de andere kant omdat er veel instanties zijn om te helpen. Meestal wordt er dan ook verwezen naar een plek waar een oplossing kan worden gevonden. Soms is dit een website, een andere keer een instantie als MEE, Welzijn of Seniorenweb. De belangrijkste taak van een IDO-medewerker is dan ook het helder krijgen van de hulpvraag en een passend advies vinden in de digitale jungle.

 

Op dit moment lijkt het er voor mij op dat het IDO ook wordt gebruikt om in kaart te brengen welke vragen er spelen onder de bevolking en welk deel van hen tegen problemen op digitale gebied aanloopt. Er moet namelijk enorm veel geregistreerd worden. Volledig anoniem natuurlijk maar leeftijd en geslacht worden geregistreerd even als de vraag en de tijd die men kwijt was aan het advies. Deels nuttig om te weten wat je doelgroep nou eigenlijk precies is, deels tijdrovend omdat er in registratie nou eenmaal veel tijd gaat zitten. Geregeld is een medewerker evenveel tijd kwijt aan het adviesgesprek als aan het registreren ervan.

 

Hoewel ik nog lang niet alle aspecten van het IDO heb gezien heb ik veel bijgeleerd over hun werkzaamheden. Het is zoveel meer dan helpen bij een DIDID-aanvraag of het ondersteunen bij het installeren van een app. Het is in mijn ogen een gids in het oerwoud van websites, regelgeving en digitale informatie.

 

Openingstijden Informatiepunten:

Bibliotheek: Dinsdag 11:00 - 14:30 uur
Wijkpunt De Poele: Dinsdag 09:00 - 10:30 uur (even weken)
Wijkpunt Oosterboer: Dinsdag 09:00 - 10:30 uur (Oneven weken)
Spectrum Medisch Centrum: Dinsdag 15:00 - 17:00 uur
Servicepunt Nijeveen: Dinsdag 15:00 - 16:30 uur (oneven weken)
Wijkpunt De Koeberg: Dinsdag 15:00 - 16:30 uur (even weken)

 

 

 

Cultuurtraject+

 

Als het gaat om een samenwerking op cultureel gebied werkt de bibliotheek graag mee. Soms met mankracht, marketing en organisatie maar ook geregeld met het verschaffen van ruimte. Voor diverse tentoonstellingen zijn er raamwerken, vitrinekasten en/of toontafels.

Een mooi voorbeeld van zo’n tentoonstelling is momenteel in de bibliotheek te zien. Verspreid over diverse locaties in de bieb zijn er kunstwerken, collages en posters te zien die zijn gemaakt door de onderbouw klassen van het voortgezet onderwijs in Meppel.

De diverse scholen voor voortgezet onderwijs en gemeente werken samen in een project dat Cultuurtraject+ heet. Vorig jaar was de eerste editie en stond het leescafé vol met objecten gemaakt van zwerfafval. Op deze manier werd er niet heel veel geleerd op het gebied van kunst maar werden de leerlingen zich ook bewust van het zwerfafvalprobleem.

 

Dit jaar sluit het onderwerp nog beter aan bij de bibliotheek. Het thema is namelijk ‘Kunst, boeken & poëzie’. Wat is nou een betere plek om de objecten die zijn ontstaan uit dit thema tentoon te stellen dan de bibliotheek? Daar vind je alles rond boeken, poëzie, dichters, schrijvers en kunst.

 

We hebben geprobeerd de prachtige dingen die zijn gemaakt te vangen in foto’s maar voor een echt goede indruk valt het zeker aan te raden naar de bieb te komen om de diverse kunstwerken in het echt te aanschouwen.

de foto's zijn gemaakt door mijn collega-vrijwilligers Alper en Marion. Nogmaals heel veel dank voor jullie medewerking.

Grote Opruiming

 

Soms is het erg rustig in de bibliotheek. Dat zijn de momenten dat we ons bezig houden met het ouderwetse bibliotheekwerk. Hieronder vallen dingen als het herinrichten van de planken, het uithalen en afschrijven van verouderde boeken en zorgen dat alles weer op alfabet staat. Deze taken zijn erg arbeidsintensief en worden daarom meestal per sectie aangepakt. Gisteren was de afdeling romantisch aan de beurt.

 

Hoewel de naam anders doet vermoeden bestaat de afdeling ‘Romantisch’ niet louter uit bouquet-reeksen en streekromans. Tot verbazing van velen vallen ook historische romans onder dit genre in onze bibliotheek. Ook veel zogenaamde chick-lit en romans die als niet literair of spannend worden gezien. Zo bevinden onder andere de Zeven Zusters-serie, de Bridgerton boeken en de Outlander boeken zich in deze afdeling.

Een kleurrijk allegaartje dus.

 

 

Alle  boeken van voor 2014 aan de beurt om afgeschreven te worden. Verder worden alle boek beoordeeld op de staat van het boek en wordt er gekeken hoeveel exemplaren we van een titel hebben.

Sommige titels waren zo populair dat we er tot wel vier exemplaren van hebben, maar nu de hype voorbij is worden ze nog maar zo weinig uitgeleend dat twee exemplaren meer dan genoeg zijn.

Hoewel we bij het opruimen van de boeken proberen op te letten of de boeken heel en schoon zijn merken we dat er toch zeer geregeld boeken die ernstig beschadigd zijn in de kast terecht komen. Of boeken die bij het openslaan er heel smoezelig en beduimeld uit zien, Of boeken die waterschade hebben. Ook deze worden vandaag eruit gepikt en beoordeeld op ernst, herstelbaarheid en houdbaarheid. Want een schade herstellen kost tijd en geld, is dat exemplaar die investering nog waard? Zorgt een reparatie ervoor dat een boek nog veelvuldig kan worden uitgeleend? Is de ernst van de schade zo minimaal dat het boek met enig fatsoen kan worden uitgeleend aan een klant of is deze zo graat dat het de leesbaarheid aantast?

 

Het resultaat van zo’n opschoonactie is altijd zeer bevredigend. De kasten zijn weer netjes, overzichtelijk en de aanblik is een stuk frisser zonder vieze, kapotte, beduimelde en verouderde exemplaren. En we hebben weer 600 boeken om toe te voegen aan de verkoop van afgeschreven exemplaren. De voorraad groeit gestaag dus je kan binnenkort je slag weer slaan.

 

Comfortabele zitplekken

 

Het lijkt wel alsof we in de bibliotheek het voorjaar in ons hoofd hebben zoveel als er momenteel wordt opgeruimd, opgefrist en nieuw geplaatst. Na de nieuwe werktafels en de eerste lichting Engelstalige boeken zijn er nu ook vier nieuwe comfortabele stoelen geplaatst om heerlijk in te zitten lezen.

 

Op meerdere plekken in de bibiotheek zijn al leesplekken ingericht. Zo staan er in de kinderhoek comfortabele banken om je kinderen, kleinkinderen, oppaskinderen voor te lezen. Of om even te zitten terwijl ze aan het spelen zijn of boekjes uitzoeken.

Bij de informatieve boeken staan twee fauteuiltjes om in alle rust te bladeren of de krant te lezen. 

In de romantische afdeling en bij de Young Adults staan zithoekjes van stoelen met een tafeltje en tussen de rekken van de jeugdboeken staat een fijne bank om lekker te kunnen hangen en alvast te beginnen in één van je vers geleende boeken.

Omdat je nooit genoeg comfortabele leesplekken kan hebben zijn er vanuit het feestbudget extra fauteuils aangeschaft.

Momenteel zijn de nieuwe stoelen geplaatst in ons leescafé. Eén set aan de kant in het midden en één set wat meer apart van de rest zodat men er iets meer rust heeft. We kijken even hoe deze opstelling bevalt en besluiten dan of ze hier blijven staan of dat we ergens anders in de bibliotheek ruimte maken voor deze prettige fauteuils.

Netwerken

 

Enkele dagen geleden ging ik naar de bibliotheek om even iets te overleggen met twee van mijn collega’s. Hoewel ik allebei via whatsapp zou kunnen bereiken vind ik het vaak makkelijker en prettiger om in persoon met mensen te spreken. Beide draaiden die dag een dienst dus ik kon beiden vlak achter elkaar spreken.

 

Eenmaal in de bibliotheek zag ik de mensen van IDO (informatie digitale overheid) zitten. Dat herinnerde me eraan dat ik ze nog wilde benaderen over een meeloopmoment om hun werkzaamheden te observeren en er dan over te kunnen bloggen. Ik weet in theorie namelijk precies wat ze doen maar hoe dat er in de praktijk uit ziet is mij onbekend. En ik wil natuurlijk wel zo goed mogelijk geïnformeerd over ze bloggen.

 

Na mijn collega’s gesproken te hebben schoof ik dan ook even bij de IDO-medewerkers aan om mijn idee voor te leggen. Er werd gelukkig enthousiast gereageerd.

Al meteen hadden we het over hoe, wat en wanneer. Zij werken natuurlijk niet alleen in Meppel en ook niet alleen in de bibliotheek. Ook hebben we het gehad over privacy van onze klanten en hoe we mijn meelopen zouden invullen.

 

Tijdens dit gesprek wees een van de medewerkers mij erop dat ik misschien ook de medewerker digitale inclusie zou kunnen benaderen. Sowieso om een iets formelere toestemming maar ook om eens met haar in kaart te brengen wart er op dat gebied nog meer gebeurt en of ik daar ook zou kunnen meekijken.

Puur toevallig kwam deze persoon vlak daarna voorbijlopen. Ze was even op onze locatie om materiaal te verzamelen. Ik heb haar meteen aangeschoten over mijn idee en mijn blog. Ook zij stond er gelukkig voor open. En ook hier is er al een stippellijntje uitgezet voor een samenwerking.

 

Omdat het dinsdag was, was ook de coördinator van Taalpunt aanwezig. En omdat ik toch al de stoute schoenen aan had, liep ik ook bij haar het kantoor binnen om eens te bespreken of ik een middag mee zou mogen kijken wat er zoal gebeurt tijdens een inloopspreekuur van het Taalpunt.

Een leuk gesprek liep ik met nog een meeloopinitiatief en wat tips voor de anderstalige vriendin van mijn dochter weer naar buiten.

 

Eenmaal thuis bedacht ik mij dat dit bibliotheekbezoek een succesvolle netwerkgelegenheid bleek te zijn. En dat kan bijna elke dag in de bieb. Diverse organisaties hebben er een inloopspreekuur en vinden het erg leuk als je hier met een samenwerkingsidee aandraagt.

De deuren staan open, drempels liggen er niet, gewoon even vragen of het schikt en je idee opperen. Als zij niet de juiste organisatie voor je zijn kunnen ze je vast verder wijzen naar wie misschien wel. En anders heb je een nieuw contact voor wellicht een ander idee. Zo simpel kan netwerken zijn.

 

 

lastige momenten

 

eigen foto

Meestal is vrijwilligerswerk in de bibliotheek erg leuk. Soms een stuk minder leuk. Vaak zijn onze klanten en bezoekers vriendelijk en redelijk. Soms zijn ze onredelijk, onvriendelijk en heel af en toe ronduit onbeschoft. Wat vaak vergeten wordt is dat wij welwillende vrijwilligers zijn die hard hun best doen een zo goed mogelijke service te verlenen maar soms ook niet van de hoed en de rand weten. Dit was zo’n dag.

 

Het eerste voorval is met een pittige dame die zich stevig zorgen maakt over haar gegevens op onze publieke computers. Ondanks dat ongeveer iedere vrijwilliger en elke front officemedewerker haar heeft verzekerd dat alle gegevens bij uit loggen worden gewist en dat bij het uitzetten van de computers nogmaals alle cookies, zoekgeschiedenis en eventuele andere sporen worden verwijderd, blijft ze vragen of er iets over haar is terug te vinden. Juist deze dame ontdekt dat iemand zichzelf niet heeft uit gelogd bij haar google account. Hierdoor staat haar googlepagina open en deze blokkeert ons systeem om terug te gaan naar de startpagina. Ook heel vervelend is dat vanaf dit account alle googletoepassingen van deze persoon toegankelijk zijn voor een ieder die dat zou willen. Het is een persoonlijke fout waar wij niet veel aan kunnen doen, behalve dan alsnog uit loggen en terug te gaan naar onze startpagina.

De pittige dame grijpt deze fout van een klant aan om ons grondig de les te lezen over het onzorgvuldig omgaan met haar privé-gegevens, het moedwillig liegen over het vergeten van gegevens van internetbankieren en hoe we denken te kunnen garanderen dat ze hier veilig haar belastingaangifte kan doen. Wat we ook zeggen, hoe we het ook formuleren, ze blijft boos een aanvallend. (volgens haarzelf niet, zo schijnt ze altijd tegen mensen te praten). Uiteindelijk valt een vaste bezoeker ons bij en verzekerd de vrouw dat haar gegevens echt veilig zijn. Dat er een huppeldepup veiligheidsprotocol wordt gevolgd en dat dat echt alles verwijderd. Of het waar is weet ik niet maar eindelijk bindt de vrouw in en laat ons verder gaan met onze bezigheden.

 

Enige tijd later lopen er twee mensen te vloeken en schelden rond het kopieerapparaat.  Luidkeels klinkt het: “Kun je nou hier ook al niet meer fatsoenlijk printen? Wat is dit voor gezeik, ik moet toch gewoon een kopietje kunnen maken? Waarom kan dat hier niet meer?”

Mijn collega loopt naar ze toe en wanneer het koppel haar in het oog krijgt, krijgt zij een stortvloed aan verwijten over zich heen. Het lukt mijn collega rustig te blijven en met vele onderbrekingen uit te leggen dat er nog altijd gekopieerd kan worden, dat alleen het betalingssysteem enkele jaren geleden is veranderd. Er wordt nog wat gemord maar dan kan mijn collega ze stap voor stap door het proces heen leiden en gaan ze nog enigszins sputterend dat het allemaal te ingewikkeld is met hun kopieën weer weg.

 

Wanneer vlak daarna een andere klant onvriendelijk zijn misgenoegen over onze collectie kenbaar maakt zie ik dat alle plezier in een middagje vrijwilligerswerk bij mijn collega volledig is verdwenen. Niet raar, want je wordt verbaal misbruikt, verantwoordelijk gehouden voor dingen die buiten je macht liggen, krijgt onjuiste verwijten en bent veel energie kwijt aan het te woord staan van deze mensen. Dat eist zijn tol.

 

Gelukkig vinden we veel steun bij de andere vrijwilligers en de front office mensen die dit allemaal ook wel eens hebben meegemaakt. Nog fijner is dat dit soort ervaringen nog altijd de uitzonderingen zijn. Zo jammer dat ze deze middag allemaal voorbij kwamen.

Nieuwe werkplekken

 

Afgelopen jaar bestond de bibliotheek in Meppel 100 jaar. Om dit feit te vieren kreeg het feest comité een budget toegewezen. Een deel van dit budget is door hen gereserveerd om biebwensen van onze klanten te realiseren.

Zo is er een kinderstoel aangeschaft voor in ons leescafé, is de kinderhoek aangekleed met kindermeubeltjes en speelgoed en is onze Engelstalige collectie flink uitgebreid.

 

Een andere wens die geregeld door onze klanten naar voren wordt gebracht is werk- en computerplekken met meer privacy. Dit bleek een lastige opgave. Voor losse werkplekken hebben we geen ruimte. Hetzelfde geldt voor cabines of cubicles. Andere oplossingen bleken financieel niet haalbaar. Kortom, een flinke uitdaging voor onze Lianne.

Na flink zoeken en overleggen en zoeken en kijken en overleggen heeft deze jongedame een oplossing gevonden: grote werktafels in vieren gedeeld door privacy schermen die geluidsabsorberend werken.

 

Afgelopen week zijn de tafels in elkaar gezet en de nieuwe werkplekken gerealiseerd. De eerste reacties van de gebruikers zijn positief. De plekken bieden door hun vorm veel werkruimte. De schermen ontnemen het zicht op mede-gebruikers. En doordat je bijna tussen de schermen ervaren ze minder geluidsoverlast van andere bezoekers. Het enige wat nog mist is een stroompunt onder de vrije werkplekken zodat men net als in het leescafé de laptop tijdens gebruik kan opladen. Hopelijk wordt dit nog gerealiseerd.